27 maart 2019

Iedereen kan je helpen met contracten laten naleven. Slim contractmanagement.

Een opdrachtnemer van de overheid, wij noemen hem Grijs BV, had in zijn plan van aanpak toegezegd met schone Euro-6 vrachtwagens te gaan rijden. Mede vanwege die belofte was de opdracht aan hem gegund. Een concurrent, Wakker BV, was deze toezegging ter ore gekomen. Wakker wist dat Grijs helemaal geen Euro-6 wagens had en dat het onwaarschijnlijk was dat Grijs deze op korte termijn zou aanschaffen. Wakker ging de uitvoering van Grijs natrekken. Inderdaad en helaas, Grijs voerde de opdracht uit met Euro-4 voertuigen. Niet zo schoon als Euro-6. Wakker trok aan de bel en de aanbesteding moest over.

Contractmanagement bij de overheid.

Misschien wel het moeilijkste deel van de relatie tussen de publieke en private partij. Terwijl een contract niet meer of minder is dan een verzameling - liefst ondubbelzinnige - afspraken met elkaar. Bij veel overheden leeft de negatieve connotatie van contractmanagement. In de trant van “als onze leverancier weer niet presteert dan gaan wij contractmanagement toepassen”. Een soort dreigement. Alsof we elkaar pas aan afspraken durven te houden als het bijna te laat is. Of dat de contractmanager niet kan of wil controleren of afspraken worden nagekomen.

Cruciaal is: wie kan controleren of die afspraken worden nagekomen? Het is gebruikelijk dat een van drie partijen dat doet.

1.    De opdrachtgever, de klassieke vorm.

2.    De opdrachtnemer, gebaseerd op vertrouwen.

3.    Een onafhankelijke derde partij, als het technisch of in de relatie te ingewikkeld wordt.

Geïnspireerd door Grijs en Wakker, willen wij hier een vierde partij aan toevoegen.

4.    Iedereen.

Want, als iedereen de afspraken kan inzien en controleren, ook een concurrent van de opdrachtnemer, dan wordt de kans groter dat afspraken worden nageleefd. De controle wordt deels aan de markt zelf overgelaten. Een soort zelfreiniging. Neemt niet weg dat de opdrachtgever ook kan kijken wat er in de praktijk gebeurt en conclusies trekken.

De grotere projecten worden aanbesteed en daarvan is het programma van eisen of bestek openbaar. De aanbieding van de winnende inschrijver is dat niet maar wordt wel in het contract verwerkt. Brieven van afwijzing geven vaak een beperkt inzicht in de exacte afspraken en gaan alleen naar inschrijvers. Wij pleiten er voor dat overheden contractbepalingen publiceren. Vooral lastig controleerbare bepalingen, eisen of toezeggingen. Dat kan via TenderNed, mogelijk aangevuld met een positief persbericht:

“Groen BV zet elektrische voertuigen in voor de catering van het gemeentehuis”.

Dan weet iedereen het en kan iedereen zien of dat ook gebeurt.

- NB de bedrijfsnamen Grijs, Wakker en Groen zijn fictief. -

Geschreven door Han van der Steen en Léon Dijk