Fleet management-systemen

Steeds meer trucks en bestelwagens worden uitgerust met elektronica om zowel de chauffeur, als de ondernemer te ondersteunen. Het monitoren van een voertuig, het monitoren van rijgedrag of het rijden volgens de meest ideale route: veel is inmiddels gedigitaliseerd. Door die systemen aan elkaar te koppelen en te verbinden met een fleet management-systeem (FMS) kunnen transportbedrijven en logistiek dienstverleners hun planning verbeteren, besparen op (brandstof)kosten en de uitstoot van schadelijke stoffen verminderen.

Steeds meer gebruikers

De populariteit van fleet management-systemen is snel gegroeid. Volgens een schatting van brancheorganisatie TLN maakt circa 35% van de Nederlandse transportondernemingen gebruik van fleet management-systeem. Het zijn met name grote bedrijven. De dekkingsgraad onder ondernemingen met meer dan 100 werknemers is 91% (bron: Automatiseringsenquête TLN, 2015). Bij de categorie van één tot en met vier werknemers is dat op dit moment 6%.

In totaal wordt 80% van alle voertuigen in ons land via een FMS-systeem aangestuurd. In heel Europa reden volgens de Zweedse marktanalist Berg Insight op 1 januari 2017 circa 6,2 miljoen trucks met een fleet-management-systeem rond. Dat aantal groeit jaarlijkse met bijna 15%.

Benodigde investering is gedaald

Ook voor kleinere transportbedrijven kunnen boordcomputers in combinatie met software voor fleet management interessant zijn. Helemaal nu de producten en diensten in abonnementsvorm afgenomen kunnen worden. De investering is daardoor lager. Met deze vorm van Software as a Service (SaaS) zijn de programma’s via een internetplatform beschikbaar. Extra voordeel: ze zijn overal te raadplegen en altijd up-to-date. Als bedrijf betaal je een vast bedrag per maand per voertuig.

Tracking & tracing

De techniek is begonnen met GPS-voertuigvolgsystemen. Zogenaamde Black boxes boden de mogelijkheid voor tracking & tracing van vrachtwagens en hun lading. Niet alleen handig voor de transportplanners op kantoor, maar ook voor verladers en hun klanten. Zij wisten precies wanneer hun bestelling afgeleverd werd. Het GPS-signaal maakte ook flexibele routeplanning (en navigatie) mogelijk, rekening houdend met files, afsluitingen, ferry-afvaarten en dergelijke. Trucknavigatie is tegenwoordig vrijwel altijd geïntegreerd.

Met de verbeterde datacommunicatie (hogere snelheden en lagere tarieven voor online communicatie) groeide het aantal toepassingen. De boordcomputer zorgde bijvoorbeeld voor snelle en doeltreffende communicatie tussen planner en chauffeur. Opdrachten, charters, routewijzigingen en vertragingen kunnen snel en efficiënt worden doorgegeven.

Steeds meer functies

In de loop der tijd hebben de FMS-systemen dankzij verregaande digitalisering steeds meer opties en functionaliteiten gekregen. Met zogeheten ‘On Board Diagnostics’ kunnen naast de locatie en route ook de snelheid, rijtijden, het brandstofverbruik, de rijstijl en de conditie van de motor worden gemeten en geregistreerd.

Maar er is veel meer mogelijk. Zoals een koppeling met de digitale tachograaf. Of met sensoren in de laadruimte, zodat bij geconditioneerd vervoer tijdig kan worden ingegrepen indien de temperatuur afwijkt. Documentscanning wordt zeer veel gebruikt: de chauffeur heeft een portable scanner waarmee hij door de ontvanger getekende vrachtdocumenten direct naar kantoor kan sturen.

Geld besparen en duurzamer vervoeren

Fleet management-systemen helpen kosten besparen. Volgens de leveranciers kan dat oplopen tot circa 15%. Dat is voor de meeste ondernemers de belangrijkste drijfveer – zowel bij grote als bij kleine transportbedrijven. De besparingen op een rijtje:

• geen telefoonkosten meer voor de communicatie tussen planningsafdeling en chauffeurs
• minder administratiekosten door geautomatiseerde verwerking van uren en onkosten
• minder onnodige kilometers en vertraging door files (door betere en flexibeler ritplanning, gebruik makend van actuele informatie over de toestand op de weg)
• zuiniger rijden: dankzij analyse van en advies over hun rijstijl gaan chauffeurs zuiniger (en veiliger!) rijden.

Als het brandstofverbruik daalt, heeft dat per definitie ook een gunstig effect op de uitstoot van CO_2. Voor een toenemend aantal bedrijven is duurzaamheid van hun bedrijfsvoering een thema, al of niet ingegeven door de vraag van klanten of strengere normen van overheden.

Kansen

• Tracking van voertuig: locatie en toestand zijn continu bekend; de informatie is te benutten als service aan klanten.
• Betere planning (real time) zorgt voor een optimale inzet van het wagenpark: niet onnodig leeg- en omrijden.
• Besparing op brandstofkosten; gemiddeld 15 tot 20 procent.
• Minder uitstoot van schadelijke uitlaatgassen.
• Directe communicatie tussen planafdeling en chauffeurs.
• Levert actuele data voor onderhoud van voertuigen en brandstofmanagement.
• Grotere veiligheid; bij diefstal kan het voertuig snel worden teruggevonden.
• Minder bekeuringen (bijvoorbeeld daadwerkelijke snelheid vergelijken met toegestane snelheid; alarmering bij inrijden van milieuzone).
• Verbeterd rijgedrag van chauffeurs (defensief rijden spaart brandstof, levert minder kans op ongelukken en is minder vermoeiend).
• Extra functionaliteiten: koppeling aan tachograaf (naleving rij- en rusttijden), informatie over truckparkings, tankstations, et cetera op de route.

Risico’s

• Selectie van leverancier, de installatie en invoering kosten tijd.
• Aanschaf van black boxes/boordcomputers en het abonnement kosten geld.
• Wennen aan een andere manier van werken.
• Mogelijk weerstand bij chauffeurs; die kunnen zich gecontroleerd voelen.
• De boordcomputer kan de chauffeur afleiden.

Tips

• Verdiep u in de aanbieders. Vraag uitleg en offerte bij meerdere partijen.
• Heeft uw bedrijf meerdere merken trucks of bestelwagens? Check f het systeem van de aanbieder met al uw voertuigen en de mogelijk al geïnstalleerde boordcomputers werkt.
• Vraag collega-ondernemers met een fleet management-systeem naar hun ervaringen.